Die Zukunft ist da Viele Gastromomen machen ihre Buchhaltung seit Jahren, sogar Jahrzenten, händisch. Der tägliche Druck auf den Gastronomen steigt, dadurch können sich Fehler einschleichen. Diese können dann bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu Unstimmigkeiten führen, welche hohe Nachzahlungen verursachen könnten. Weiterhin stellt sich das Finanzamt in Zukunft auf digitale Prüfungen ein. Viele Prüfer werden Betriebe dann mittels bereitgestellter Daten kontrollieren. In Anbetracht der vielen neuen Herausforderungen und strengeren gesetzlichen Vorgaben in der Gastronomie, hilft die Digitalisierung dem Gastronomen.
Wie kann man digitalisieren
Händisch erfasste Vorgänge in der Buchhaltung sollten digitalisiert werden. Eingangsrechnungen werden nicht mehr abgeheftet, sondern gescannt oder per App abfotografiert und dann digital abgespeichert. Diese können mittels Buchhaltungssoftware direkt in einer Cloud abgelegt werden. Ausdrucken und Abheften werden hiermit hinfällig. Daten aus dem Kassensystem können ebenfalls in die Cloud hochgeladen werden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten auch ein digitales Kassenbuch an, welches von der Finanzverwaltung anerkannt wird. Die nun vorliegenden digitalen Daten können vom teuerberater direkt abgerufen und verarbeitet werden, ohne Übergabe des Pendelordners. Kontoauszüge, Eingangsrechnungen und Onlinekassenbuch, liegen unmittelbar vor.
Zeit sparen
Die größte Zeitersparnis besteht bei der Ablage. Keine Rechnungen oder Belege mehr in Fächern ablegen und dann wieder in den Ordner. Belege sind sofort online abgelegt und können nach Belieben abgerufen werden. Kein langes Suchen. Weiterhin werden Fahrten zum Steuerberater, um die Buchhaltung abzugeben oder bei der Post aufzugeben, nicht mehr notwendig.
Das Kassenbuch
Kein händisches Kassenbuchschreiben mehr. Das digitale Kassenbuch übernimmt die Summenbildung. Somit werden Rechenfehler vermieden. Da das Kassenbuch komplett digital geführt wird, werden auch keine Kassenbücher in Papierform mehr benötigt.
Transparenz
Durch moderne Buchhaltungsprogramme kann man online auf die Daten zugreifen. Der Steuerberater stellt Auswertungen und Lohnunterlangen ebenfalls online zur Verfügung, somit ist es jederzeit möglich, darauf zuzugreifen. Des Weiteren können die Auswertungen des Online-Programms direkt an die Bank weitergeleitet werden. Nicht zuletzt bieten viele Buchhaltungsprogramme eine hohe Datensicherheit.
Hochgradige Sicherheit
Viele Buchhaltungsprogramme bieten Sicherheitskonzepte an, welche ihre Daten schützen. Diese sind auf höchstem Standard abgesichert. Somit sind die Daten vor Bränden, Wasserschäden oder Vandalismus geschützt
Das Fazit
Zusammengefasst wird die Buchhaltung durch die Digitalisierung schneller, transparenter und papierarm. Viele Abläufe werden einfacher und die Prozesse hierdurch effizienter. Die digitale Umstellung des Betriebes sollte mit Hilfe eines Beratungsunternehmens erfolgen, welches sich mit den Prozessen in der Gastronomie auskennt. Von vielen Bundesländer wird dies gefördert.
