Die korrekte Verwaltung
Eine tägliche und zeitnahe Aufzeichnung sollte erfolgen, hierzu zählen auch Einlagen und Entnahmen sowie Bankein- und -auszahlungen des Unternehmens. Zusätzlich ist das Erstellen eines genau geführten Zählprotokolls notwendig. Eintragungen ohne vorhandene Belege, dürfen nicht ins Kassenbuch. Belege sollen fortlaufend nummeriert werden. Die Kassensturzfähigkeit muss gegeben sein, hierzu muss der tatsächliche Ist-Bestand mit dem im Kassenbuch eingetragenen Bestand übereinstimmen. Das elektronische Kassenbuch muss exakt dieselben Voraussetzungen erfüllen, wie das Handgeschriebene. Hierzu kommt aber noch die Besonderheit der Archivierung hinzu. Eine Excel- Kasse erfüllt nicht die Vorgaben und ist somit nicht zulässig.
Elektronisches Kassenbuch
Moderne Kassenbuch-Software vereinfacht das Erfassen der täglichen Einnahmen und Ausgaben. Aus der Registrierkasse können Daten direkt von der Kassenbuch-Software erfasst werden. Dasselbe gilt für Belege, welche im Kassenbuch erfasst werden müssen. Hierzu gibt es unzählige Programme bzw. APPs die dies ermöglichen. Es sollte aber nur Soft- und Hardware genutzt werden, welche auch die aktuellen Vorgaben nach GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfüllen.
Wichtige Kriterien
Das elektronische Kassenbuch sollte einfach zu bedienen sein. Entweder mittels installierter Software oder Internet/Cloud Anwendung. Die Belegerfassung sollte per Hardware und APP auf dem Mobilgerät erfolgen können, da viele Belege noch nicht digital vorliegen. Weiterhin sollte ein internes Überprüfungssystem verfügbar sein, welches die Plausibilität prüft. Datensicherung und das Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben sind ein weiteres wichtiges Kriterium.
Praktisch & vorteilhaft
Aufgrund des Wandels in der Gastronomie bringt das elektronische Kassenbuch viele Vorteile. Besonders die Zeitersparnis ist ein wesentlicher Faktor. Das manuelle Erfassen und Summieren der Beträge, wird vom elektronischen Kassenbuch übernommen. Somit entstehen weniger Fehler. Ein tagesaktueller Überblick über den Kassenbestand ist somit gewährleistet. Eine Schnittstelle, welche das Importieren in die Buchführung ermöglicht, vereinfacht die Buchführungserfassung.
